Framtíð á hraðferð

Nú þegar vinnumarkaðurinn er að aðlagast nýjum kringumstæðum vegna COVID-19 er vert að íhuga ýmislegt sem þessari krísu fylgir. Þá vil ég fjalla einna helst um skiptingu frá hefðbundnum skrifstofustörfum yfir í fjarvinnu. Þegar fólki er ráðlagt að halda sig sem mest heima til að draga úr og hægja á smitum reynist þessi breyting mörgum einstaklingum og fyrirtækjum erfið.

Ég starfa fyrir alþjóðlegu stjórnmálahreyfinguna Students for Liberty, sem stofnuð var árið 2011. Það sem er sérstakt við þennan vinnustað, sem samanstendur af rúmlega 100 manns, er að það er engin skrifstofa. Árið 2015 var ákveðið að loka skrifstofu samtakanna í Arlington í Virginíu og nota fjármagnið sem ráðstafað hafði verið í leigu frekar til þess að ráða fleira starfsfólk. Frá því að ég hóf störf samtökunum hef ég unnið við fartölvuna og þurft að aðlagast því sem margir á vinnumarkaði eru að takast á við um þessar mundir.

Kostir fyrir fyrirtæki

Það má ef til vill segja að þessi krísa sé að flýta fyrir eðlilegri þróun vinnumarkaðarins, sem hefur verið að færa sig nær og nær fjarvinnu á undanförnum árum. Ljóst er að töluverður samdráttur verður hjá fyrirtækjum og að störfum mun fækka vegna þessa ástands. Þó má gera ráð fyrir því að margar af þeim breytingum sem við erum að sjá núna séu varanlegar, þá sérstaklega traust atvinnumarkaðsins gagnvart fjarvinnu. Mig langar að nefna nokkur atriði sem ég tel vera af hinu góða við þessar breytingar.

– Ferðakostnaður mun lækka.
Stjórnendur fyrirtækja hafa áttað sig á því að hægt er að halda færri fundi þar sem einstaklingar þurfa að hittast í persónu. Ferðakostnaður verður tekinn fyrir og gagnrýndur meira en nokkurn tímann áður. Heimurinn hefur einfaldast með netvæðingunni og nú geta hinir flóknustu fundir farið fram á netinu. Þar með sparast fúlgur fjár í óþarfa ferðakostnað og sú þróun er líklegri til að skila fyrirtækjum hagnaði.

– Fasteignakostnaður mun lækka.
Það verður erfiðara að réttlæta háan fastakostnað við rekstur á atvinnuhúsnæði þegar fyrirtæki geta verið með stóran hluta starfsmanna sinna í fjarvinnu.

– Fyrirtæki verða ekki háð staðsetningu.
Einstaklingar geta búið hvar sem þeim hentar og ekki látið takmarkað atvinnuframboð hafa áhrif á val staðsetningar. Þetta mun gjörbylta atvinnumarkaðnum og leysa hann úr þeim fjötrum sem hann er í.

Kostir fyrir einstaklinga

Þetta eru bara nokkur atriði af mörgum sem hafa skal í huga þegar lesið er í þessar breytingar. Fyrst þetta er raunin sem markaðurinn er að kljást við skulum við skoða nokkra kosti og galla þess fyrir starfsmenn að vera í fjarvinnu. Atriði eins og þessi eru auðvitað mjög persónubundin en ná yfir algengustu kosti og galla þegar kemur að fjarvinnu.

Kostir:

Aukin framleiðni
Rannsóknir frá Harvard Business Review sýna að störf á starfssviðum sem krefjast mikilla sjálfstæðra vinnubragða skila aukinni framleiðni starfsmanna ef þeir eru í fjarvinnu. Að auki fjarlægir það hefðbundnar vinnustaðatruflanir fyrir þá starfsmenn sem þarfnast einbeitingar og friðar við störf.

Sveigjanlegir tímar
Með sveigjanlegri tímum til að klára verkefni hefur starfsmaður meiri tíma til að sinna öðrum þáttum sem gætu valdið streitu vegna tímaskorts í lok dags, eins og t.d. að fara með bílinn í viðgerð, sækja börn á leikskóla eða kaupa í matinn. Það að hafa þennan sveigjanleika dregur úr álagi starfsmanna. Þetta kemur vel út fyrir atvinnuveitandann, þar sem minna álag minnkar líkurnar á því að starfsmaðurinn segi upp og reynslan glatist innan fyrirtækisins.

Tímasparnaður
Með því að vera í fjarvinnu sparar starfsmaðurinn tíma og fjármagn við að fara til og frá vinnu á hverjum virkum degi. Samkvæmt nýjustu könnun Vegagerðarinnar um ferðavenjur á árinu 2018 er meðaltími til vinnustaðar á höfuðborgarsvæðinu rúmar 14 mínútur og 10 sekúndur. Sá tæpi hálftími á dag sem einstaklingur getur sparað sér í samgöngur getur verið mikils virði, bæði fyrir hann og fyrirtækið sem hann starfar hjá. Þetta er um 125-130 klst. á ári, eða rúmir fimm sólarhringar.

Við þetta má bæta því að töluverðum fjölda starfa er hægt að sinna óháð staðsetningu. Möguleikar á fjarvinnu geta einnig haft jákvæð áhrif á byggðarþróun hér á landi. Fyrirtæki á höfuðborgarsvæðinu gæti þannig verið með starfsmann sem býr á landsbyggðinni eða öfugt.

Gallar:

Persónuleg samskipti
Að vera í fjarvinnu takmarkar persónuleg samskipti við samstarfsmenn og viðskiptavini. Sumir gætu horft á þessi samskipti sem truflandi en öðrum þótt þetta góð leið til að eignast vini og vinna saman að verkefnum sem mögulega styrkja stöðu fyrirtækis enn frekar.

Óregla í lífi
Fjarvinna setur pressu á getu einstaklinga til að starfa sjálfstætt og haga lífi sínu þannig að allt gangi upp. Skortur á sjálfsaga og skipulagi getur leitt til þess að gallar fjarvinnunnar standi framar kostum hennar.

Netöryggismál
Að starfa á netinu getur fært fyrirtæki ýmsa kosti en á sama tíma krefst það þess að farið sé varlega með þær upplýsingar sem starfsmanni eru faldar. Því er mikilvægt að nýta þau tól og fara eftir þeim reglum sem fyrirtæki setja. Góð regla er að notast við VPN-þjónustur og tengja ekki vinnutól við opnar nettengingar sem oft eru óverndaðar gagnvart þeim sem liggja á leyni og hlera gögnin og upplýsingarnar sem þar flæða um.

Góðar venjur við fjarvinnu

Það liggur ljóst fyrir að möguleikar á fjarvinnu munu aukast og bæði fyrirtæki og einstaklingar munu horfa til þeirra tækifæra sem þeir færa. Því er ekki úr vegi að velta því upp hvernig hægt sé að gera það besta úr þessu. Þessi atriði hef ég þurft að temja mér á mínum vinnustað og gerðu þau mikið fyrir afkastagetu mína.

  1. Settu þér tímamörk

Fyrsta atriðið og eitt það mikilvægasta er að setja sér tímamörk. Að ákveða hvenær þú ætlar að vinna, hvenær þú tekur pásu og hvenær þú ætlar að hætta að vinna. Þótt maður sé heima hjá sér þurfa hefðbundnir vinnutímar ekki að breytast, þótt þeir eðlilega verði sveigjanlegri. Góð regla er að skipuleggja daginn eins og hvern annan eðlilegan vinnudag sem hægt er að bregða út af við einstaka aðstæður. Byrja t.d. að vinna klukkan 8.00 og hætta vinnu á slaginu 16.00.

  1. Búðu til morgunrútínu

Eitt það erfiðasta sem ég upplifði þegar ég hóf störf í fjarvinnu var að vakna á morgnana og byrja að vinna. Það er auðvelt að vera góður við sjálfan sig og leyfa sér að sofa aðeins lengur eða vera aðeins lengur í símanum eða tölvunni kvöldið áður. Leiðin til að sigrast á þessu er að búa til góða og skipulagða rútínu. Að vakna snemma, fara í sturtu og klæða sig í vinnufötin, hella upp á kaffi og fá sér morgunmat meðan maður les fréttirnar. Þetta er einföld rútína en gerir kraftaverk við að koma sér í vinnugírinn.

  1. Taktu þér pásu og notaðu þann tíma vel

Allt of oft hef ég staðið sjálfan mig að því að festast í vinnumálum og sitja klukkustundum saman við tölvuna og gleyma öllu í kringum mig. Það er gott að temja sér ákveðna tíma fyrir pásu yfir daginn til að slaka aðeins á og endurheimta einbeitinguna. Það er venjan í Bandaríkjunum að taka klukkustundar hádegishlé og tvö 15 mínútna hlé yfir daginn. Fyrir þá sem eiga erfitt með að gera þetta eru til mismunandi snjalllausnir eins og t.d. TimeOut fyrir Mac eða SmartBreak fyrir Windows sem læsa mann út úr tölvunni og passa að maður taki þessar pásur sem maður hefur lofað sjálfum sér.

  1. Haltu skipulögðu vinnurými

Í fullkomnum heimi væru allir heimavinnandi með tvær tölvur, aðra fyrir persónulega notkun og hina fyrir vinnuna, það er góð leið til að aðskilja vinnuna frá einkalífinu. En fáir lifa við þann lúxus. Það sem fæstir hafa er skrifstofa til að vinna í heima hjá sér. Það sem er hægt að gera í staðinn er að tileinka ákveðið svæði á skrifborði og uppsetningu sem segir að þú sért mættur til vinnu. Gott ráð er að setja vinnuaðstöðuna upp á þann hátt að þér líði eins og þú sért að vinna, til dæmis að tengja skjá og lyklaborð við fartölvuna.

  1. Notaðu skipulagsforrit

Það tók mig smá tíma að skipta minnisblöðum út fyrir skipulagsforrit, en ef ég hefði áttað mig á því fyrr hversu mikilvæg þau eru fyrir dagleg afköst hefði ég tamið mér það fyrir löngu. Það forrit sem ég mæli með heitir Todoist og er hægt að hlaða því niður í bæði tölvu og síma.

Við lifum á tíma sveigjanleika. Þessi þróun fjarvinnu í COVID-19 ástandinu hefur aðeins flýtt fyrir breytingum sem hafa verið lengi í þróun og eru óhjákvæmilegar. Það ætti að taka þessum breytingum með opnum örmum og aðlaga þann rekstur og störf sem hægt er við fyrsta tækifæri. Rétt eins og iðnvæðingin gjörbreytti heiminum hefur tæknivæðingin gert hið sama. Fjarvinna er aðeins einn liður í þróun nútímans til framtíðar.

Höfundur er verkefnastjóri hjá Students of Liberty.

Greinin birtist í vorhefti Þjóðmála, 1. tbl. 2020.
Hægt er að gerast áskrifandi að Þjóðmálum með því að senda tölvupóst á askrift@thjodmal.is eða skilaboð á facebook síðu ritsins. Ritið færst einnig í lausasölu í verslunum Pennans/Eymundsson
.